(1)　文書収受簿

(2)　文書発送簿

(3)　逓送簿

(4)　郵便切手受払簿

(5)　電話収受処理簿

(6)　廃棄簿

(1)　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により条例となるもの

(2)　規則　地方自治法第15条の規定により規則となるもの

(3)　訓令甲　庁中一般又は事務部局、本部、署若しくは聖苑等の職員に対し、事務処理又は一定事項につき令達するもので例規となるもの

(4)　訓令乙　3号に準ずるもので東山梨行政事務組合例規に登載しないもの

(5)　告示　一定事項を公式に広く一般に周知させるために公示するもの

(6)　公告　一定事項を特定の個人又は一般に周知させるために公告するもの

(7)　諭告　一定事項を注意的又は好意的に管内に周知させるもの

(8)　通達　上級行政機関が下級行政機関又は所属職員に対し、職務運営の細目的事項、法令の解釈、運用方針を指示するもの

(9)　達　課長、署長又は所長が内部処理のため命令事項として部下職員に示達するもの

(10)　指令　個人又は団体からの申請、願に対して許可、認可又は指示命令するもの

(1)　上申　上司又は上級官公署に対し、意見又は事実を述べるもの

(2)　副申　上司又は上級官公署に対し、進達する文書に意見を添えるもの

(3)　内申　上司又は上級官公署に対し、内申するもの

(4)　申請　上司又は上級官公署に対し、許可、認可等の行為を請求するもの

(5)　伺　上司又は上級官公署に対し、その指揮を請求するもの

(6)　報告　上司又は上級官公署に対し、事実を報告するもの

(7)　届　上司又は上級官公署に対し、一定事項を届け出るもの

(8)　進達　個人、団体等から受理した書類その他の物件を、上司又は上級官公署に差し出すもの

(9)　願　上司又は上級官公署に対し、軽易な行為を請求するもの

(10)　通知　相手方に事実を知らせるもの

(11)　依命通達　上司から命を受けた特定事項を、自己の名で発するもの

(12)　協議　相手方に同意を求めるもの

(13)　照会　相手方に対し、事実、意見等について回答を求めるもの

(14)　回答　協議又は依頼に対し、同意、承諾等の意志又は事実若しくは意見を答えるもの

(15)　依頼　相手方に対し行為を求めるもの

(16)　送付　物件を相手方に送達し、その受領を要求するもの

(17)　証明　一定の事実を証明するもの

(18)　復命　上司から命ぜられた用務の結果その他を報告するもの

(19)　辞令　任命　給与又は勤務を命ずるもの

(1)　文体は、別に定める東山梨行政事務組合公文例に準拠した口語体をもって作成しなければならない。

(2)　外国の地名、外来語の表示は、カタカナを用いることができる。

(3)　縦書文書にあっては、右縦書、漢数字を用いることを原則とする。

(4)　文書の項目を細別する必要がある場合に用いる指示番号は、次のとおりとし、順次上から用いるものとする。

(5)　文書には、必ず濁点、半濁点をつけ、句とう点又は(　)、「　」等の符号を用いて読みやすく、わかりやすくする。

(1)　親展文書その他開封を不適当と認めるもののほかすべてこれを開き、その文書の余白に受付印を押し、特に重要かつ緊急を要するもの又は異例に属するものは、収受に先だち事務局長又は消防長の閲覧に供した後、文書収受簿に登載し、文書とともに当該担当課、署及び聖苑に配布する。

(2)　収受の日時が、権利の得失に関係する文書は、第1号によるほかその文書の欄外に時刻をも明記し、取扱者はこれに証印し、なお封のあるものはこれを添付しなければならない。

(1)　回覧について立案の経過を明らかにするため、関係資料をその参考資料として年月日順に下より上に向い一括し、又は法規条文の写を添付しなければならない。ただし、軽易な文書はこれを省略することができる。

(2)　重要又は機密に属する事件については、立案趣旨を摘記し、責任者自ら携行し口述しなければならない。

(3)　起案文書には次の区分により文書右上欄に朱書して区別する。

(4)　機密文書の起案は上部欄外に秘と朱書しなければならない。

(1)　永年保存

(2)　10年保存

(3)　5年保存

(4)　3年保存

(5)　1年保存

(1)　条例、規則、告示、訓令等例規に関する原議文書

(2)　職員の進退、賞罰に関する重要な書類

(3)　統計表及び組合史の資料となる重要な書類

(4)　組合議会の議決書等に関する重要書類

(5)　財産及び公の施設に関する書類

(6)　その他重要にして永年保存を必要とする書類

(1)　証明に関する書類で重要なもの

(2)　報告等に関する書類で重要なもの

(3)　金銭出納に関し、特に後日証明に必要なもの

(4)　契約関係書類にして重要なもの

(5)　その他10年間保存の必要があると認められるもの

(1)　組合議会に提出した議案書類

(2)　主管経理に関する書類

(3)　その他5年間保存の必要があると認められる書類